Co to jest ten KSeF?
To pytanie w ostatnim czasie pojawia się często, ponieważ od 1 lutego 2026 Krajowy system eFaktur realnie wchodzi w życie. Mimo to wielu przedsiębiorców nie wie, co to dokładnie za system jest, o co w nim chodzi i jak będzie działał.
W tym artykule postaram się Wam wytłumaczyć to najprościej, jak się da.
Do czego służy KSeF?
KSeF (skrót od Krajowy system e-Faktur) to system teleinformatyczny, służący do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur. Obowiązek przystąpienia do systemu będą mieli przedsiębiorcy bez względu czy są płatnikami VAT, czy nie – to przyznany numer NIP jest czynnikiem decydującym o tym, że w KSef faktury wystawiać i odbierać będziemy. Rolnicy, komornicy i osoby zajmujące się wynajmem prywatnym również. Z systemu nie będą korzystać osoby fizyczne nie prowadzące działalności gospodarczej, czyli konsumenci.
Od 1 lutego 2026 do programu przystępują firmy mające obrót powyżej 200mln PLN w poprzednim roku, zaś od 1 kwietnia 2026 reszta przedsiębiorców.
Założeniem jest po pierwsze cyfryzacja obiegu dokumentów (nikt już nie powie, że zgubił fakturę i nie ma jak zapłacić) zapobieganie wyłudzeniom i uszczelnienie systemu podatkowego – nie będzie możliwe wystawienie faktury na nieistniejącą firmę (choć to już weryfikuje algorytm z pliku JPK) czy bez wiedzy kupującego. Chodzi też o ujednolicenie faktur i zapobieganie wyłudzeniom VAT.
Ale zarejestrować się w systemie tak naprawdę będzie musiał każdy przedsiębiorca. Dlaczego?
Żeby odbierać faktury od naszych dostawców. Jeśli mamy telefon na firmę, tankujemy firmowy samochód albo kupujemy towar od producenta, to oni te faktury będą musieli już w KSeF wystawiać. Oczywiście będziemy mogli poprosić o dokument drukowany, ale pytanie, czy wielkim korporacjom będzie to na rękę?
Jak się zarejestrować w KSeF?
Najpierw na stronie ksef.ms.gov.pl należy założyć i uwierzytelnić konto. Potrzebny do tego będzie numer NIP a także podpis kwalifikowany lub profil zaufany (narzędzie bezpłatne, polecam założyć jeśli jeszcze ktoś nie ma – ułatwia załatwienie wielu urzędowych spraw). Po uwierzytelnieniu można dodawać i odbierać faktury, ale też nadawać uprawienia na przykład komuś bliskiemu lub biurze księgowemu.
Cały proces nie jest bardzo skomplikowany, trzeba wpisać swój numer nip i uwierzytelnić konto. Zalecam uważnie czytać krok po kroku polecenia. Można poprosić o pomoc kogoś bliskiego lub księgowego. Ale ponieważ jest to tylko system teleinformatyczny (do tego dość „młody”), mogą wystąpić problemy z uwierzytelnieniem albo zalogowaniem do profilu zaufanego. Poczekaj wtedy chwilę i spróbuj ponownie.
Czy trzeba się logować do KSeF do wystawiania każdej faktury?
Jeśli korzystasz z programu sprzedażowego (Subiekt, InFakt, Fakturownia) to nie musisz się logować i uwierzytelniać za każdym razem, kiedy będzie wystawiana faktura. Wystarczy pobrać z KSeF specjalny token (w menu po lewej stronie) który połączy twój profil z programem do fakturowania (ich producenci już od dłuższego czasu wprowadzali specjalne tutoriale jak to zrobić, z pewnością mają też przygotowany na pytania dział techniczny).
Jest też rozwiązanie dla tych, co wystawiają niewielką ilość faktur (drobni przedsiębiorcy, stowarzyszenia, fundacje) i nie korzystają z komercyjnych programów, robili to dotychczas np. w exelu albo ręcznie – aplikacja mobilna KSeF.
Jest ona do pobrania w Sklep Play (na android) i App Store na iPhone. Plusem aplikacji jest szybki dostęp do faktur (przeglądania, generowania i odbierania), a także pobierania plików PDF. Nie pozwala natomiast na archiwizowanie danych np. kontrahentów (pobiera tylko dane z GUS na podstawie wpisanego NIP).
Jakie dokumenty będą wystawiane w KSeF?
✅️ Faktury dla firm z polskim numerem NIP
✅️ Tradycyjne (VAT i zwykłe), faktury
✅️ Zaliczkowe, rozliczające
✅️ Korekty do tych faktur
Nie będą wystawiane:
⛔ Faktury dla konsumentów (osób prywatnych)
⛔ Faktury dla firm zagranicznych
⛔ Faktury ProForma, WZ, KP i inne dokumenty magazynowe
Co z fakturami dla zagranicznych firm?
Faktury nie z polskim NIP-em (czyli dla zagranicznych podmiotów) wystawiane będą tak, jak do tej pory: papierowo, w systemie komercyjnym (Subiekt, InFakt itp) albo – jeśli jeszcze ktoś to robi – w exelu. To samo tyczy się faktury dla konsumentów, czyli osób nieprowadzących działalności gospodarczej – ich danych nie będzie w GUS (bo nie mają NIP) więc KSeF nie pozwoli na wygenerowanie takiego dokumentu.
Jak przekazywać dokumenty do księgowości?
Są dwa wyjścia:
Pierwsze – zostać przy tym, co było, czyli zebrać wszystkie dokumenty (zarówno te z KSeF – w formie wydruku) oraz te wystawione na osoby prywatne czy firmy zagraniczne, i zawieźć je do biura księgowego lub wysłać online ich skany. To zależy od umowy z biurem.
Drugie – nadać księgowemu uprawnienia (dostęp) do twojego KSeF, by mógł dokumenty pobierać lub drukować.
Tak więc dla wielu nie zmieni się nic.
Co z paragonami z NIP-em?
Paragon, jak sama nazwa wskazuje, nie jest fakturą. Taki dokument o wartości do 450zł można zaksięgować jako dokument kosztowy czy zakupowy. Nie wlicza się on jednak do systemu KSeF. To samo tyczy się faktur drukowanych przez urządzenia rejestrujące (drukarki fiskalne) – one również nie będą generowane w KSeF. Ale tylko do końca 2026 roku. Od 2027 paragon z NIP-em ma zniknąć z obiegu.
Jakie będą kary za błędy w KSeF?
Ponieważ system jest jeszcze świeży i z pewnością wiele błędów wyjdzie w przysłowiowym praniu, Krajowa Administracja Skarbowa zapowiedziała, że rok 2026 będzie okresem wdrożenia (i dla nich, i dla przedsiębiorców) więc nie przewidują żadnych kar za błędy lub opóźnienia. Mam nadzieję, że faktycznie ten czas pozwoli wszystkim na zapoznanie się z systemem i swobodnym korzystaniem z niego.
Czy dokument e KSeF można edytować?
Niestety nie. Dokument wysłany wygenerowany w KSeF lub w programie sprzedażowym i wysłany do rejestru nie będzie edytowalny. Ale zawsze będzie można wystawić korektę.
Czy każda firma musi przystąpić do KSeF?
Tak, każda firma będzie musiała przystąpić do KSeF. Nawet, jeśli nie będzie generować w nim faktur, to będzie musiała je odbierać od swoich dostawców.
Gdzie szukać informacji i pomocy?
KAS całe kompendium wiedzy umieściło na stronie ksef.podatki.gov.pl , gdzie znajdziecie filmy instruktażowe, informacje i wskazówki. Ale znalezienie miejsca, gdzie się będziemy logować graniczy z cudem. Strona jest przeładowana treścią i moim zdaniem nieczytelna.
Urzędy Skarbowe organizują „Środy z KSeF” (w godzinach 10:00 – 12:00) gdzie podatnicy mogą się zgłosić, obejrzeć prelekcję i zadać pytania. Należy się jednak przygotować ma dawkę wiedzy w stylu typowo urzędniczym – z dość trudnym słownictwem i specyficznym stylem tłumaczenia.
Media społecznościowe, youtube i internet pełne są poradników i analiz dotyczących KSeF. Trzeba jednak uważnie wybierać źródło informacji, ponieważ niektóre kanały specjalizują się w sianiu paniki a nie przekazywaniu faktów.
Zalety KSeF
Co by ludzie nie mówili, KSeF ma pewne zalety. Przede wszystkim klient już nie wykręci się od płatności mówiąc, że zgubił fakturę. Będzie też dla niektórych większy porządek w dokumentach. Nie będzie odsyłania faktur wystawionych na złe dane. Zmniejszy się też liczba kontroli skarbowych, zawsze dla kontrolowanego jest sytuacją stresującą. I największy dla mnie plus – mniej zadrukowanych kartek.
Dodatkowo KSeF będzie przechowywał dokumenty aż 10 lat, więc nawet jeśli zgubimy fakturę, będziemy mogli do niej wrócić.
Wady KSeF
Największą wadą KSeF jest duża szansa na to, że system nie poradzi sobie z nadmiarem danych i „padnie”. Ale to jest hipoteza.
Faktem jest natomiast przeładowana treścią strona internetowa, gdzie trudno jest znaleźć link do logowania (dla przypomnienia podaję go TUTAJ – zapisz go sobie w przeglądarce!).
Wadą jest z pewnością trudność do wdrożenia przez seniorów i osoby nieporadne komputerowo. Tutaj z pomocą muszą przyjść biura księgowe, młodsi członkowie rodziny albo inni doradcy wspierający.
Zarzut o łamanie tajemnicy handlowej.
Spotkałam się ostatnio z zarzutem, że KSeF to łamanie tajemnicy handlowej, ba! nawet łamanie konstytucji. Zapominamy jednak o tym, że dokumenty będą w rządowym systemie teleinformatycznym, który, z założenia, ma być bezpieczny.
To, że urzędnik będzie miał wgląd w faktury (w tym dane takie jak ceny) nie jest niczym nowym – już od kilku lat przesyłane są pliki JPK z danymi naszych kontrahentów, zaś podczas kontroli pracownik Urzędu Skarbowego mógł oglądać dokumenty, również ceny. To urzędnika obowiązuje dochowanie tajemnicy zawodowej ale też sprawdzenie, czy dokumenty są wystawiane poprawnie etc.
Podsumowując:
Wprowadzenie KSeF zapowiadane jest od dawna, sam termin przekładany był bodaj dwukrotnie.
Mimo tego pojawia się dużo obaw: że system będzie niewydolny, że to kolejne utrudnienie dla przedsiębiorców, inwigilacja czy wymysł. Ludzką naturą jest strach przed tym, co nieznane.
Dlatego zalecam powściągliwość przed komentowaniem, dopóki wszystko nie ruszy.
Jeśli potrzebujesz porady w temacie KSeF, skontaktuj się z Fundacją Pro Logicznie – Fundacja prowadzi programy edukacyjne dla przedsiębiorców i nie tylko.
