Jak zarządzać zespołem? Jak zarządzać pracownikami?
Każdy właściciel firmy, manager, kierownik, dyrektor czy inna osoba zarządzająca, boryka się
z różnymi problemami związanymi z firmą. Musi wiedzieć, jak promować swoje usługi, jak
dotrzeć do klientów, kontrolować finanse, zdobywać kontakty, wywiązywać się z zamówień
i przede wszystkim – jak zarządzać zespołem pracowników.
W każdej grupie ludzi, bez względu na jej charakter, dochodzi do nieporozumień, scysji i antypatii – taka już jest ludzka natura. Pojawiają się też pomyłki w przydzielanych zadaniach, dezinformacja
i tym podobne. Lider, kierownik, manager, dyrektor, brygadzista – nazw i rodzajów stanowisk jest mnóstwo, ale mają to samo zdanie – uporządkowanie i zaplanowanie pracy zespołu, zapanowanie nad chaosem i kontrolowanie działań. Każdy lider musi mieć pewne cechy charakteru, które pozwolą mu na takie działania, ale potrzebuje też dodatkowych wskazówek. I właśnie w tym celu powstał ten artykuł. Można oczywiście skorzystać ze specjalnych szkoleń maganerskich, w których jest dużo mowy o technikach psychologicznych i standardach działania, ale czy przekładają się one faktycznie na rzeczywistość – to pozostawiam ocenie tym, którzy po takich szkoleniach są.
Najtrudniejszy początek.
Przyjęcie stanowiska lidera wiąże się z poznaniem nowego zespołu ludzi i specyfiką pracy firmy.
Większość stara się zrobić jak najlepsze wrażenie, czasem pokazać swoją pozycję i wyższość,
inni przyjmują postawę przyjacielską i pomocną, by zdobyć zaufanie współpracowników.
Każda z tych „prezentacji” ma pewne zalety, ale najważniejsze jest być od samego początku szczerym i nie udawać kogoś, kim się nie jest. To, jak zaczniesz swoją karierę będzie miało wpływ przez cały czas na to, jak cię będą ludzie postrzegać i jak się będzie układać współpraca.
Co powinieneś zrobić?
– Kiedy przedstawiasz się zespołowi, powiedz o sobie kilka słów: jakie masz doświadczenie,
jakie masz metody działania i przede wszystkim – jakie masz oczekiwania wobec zespołu.
– Poznaj każdego pracownika z osobna, poproś ich by również się przedstawili, czym się zajmują, jakie są ich mocne strony – dzięki temu łatwiej będzie ci przydzielać zadania i panować nad wszystkim.
– Nie mów źle ani o poprzedniej pracy, ani o konkurencji. Ogólnie zachowaj prywatne poglądy
dla siebie.
– Ustal już na samym początku jaki jest cel działania zespołu, co jest do zrobienia, w jakim czasie.
– Jasno określ co jest zabronione, niemile widziane i niewskazane.
– Podkreślaj istotę działania drużynowego, by każdy członek zespołu wiedział, że jego obecność
jest znacząca dla ogółu.
Czego nie powinieneś robić?
– Nie staraj się na siłę być kimś innym, nie próbuj nikogo wystraszyć ani być na siłę przyjacielski.
– Nie mów za dużo o niczym, skupiaj się na faktach by zespół wiedział, że tak powinna wyglądać praca.
– Nie sugeruj, że możesz stosować mobbing, nawet jeśli to miałby być żart.
– Zachowuj się profesjonalnie, zwracaj się tak samo do każdego, bez względu na jego płeć, wygląd czy wyznanie. Przecież najważniejsze jest to, jak kto pracuje a nie, co robi w czasie wolnym.
Stosując się do tych kilku zasad możesz zrobić dobre wrażenie na samym początku i zabrać się
do wdrażania założeń w działanie zespołu.
Komunikacja to podstawa.
Jasne, czytelne komunikaty, z dokładnym wskazaniem personalnym to sposób na brak pomyłek.
– Jeśli będziesz czytelnie przekazywać informacje, nikt ci nie zarzuci, że nie wiedział, nie zrozumiał.
– Jeśli masz do przekazania informację dla całego zespołu, skieruj się do konkretnej osoby,
wtedy ona będzie miała poczucie odpowiedzialności, by cały zespół zrozumiał polecenie.
– Komunikuj się zawsze wtedy, gdy wymaga tego sytuacja, nie odkładaj zadań na później.
– Wyrażaj się jasno, bez metafor, przenośni i podtekstów. I tego samego oczekuj od członków zespołu.
– Zachowuj kulturę osobistą i wykazuj empatię, gdy jest to potrzebne.
Kiedy komunikacja jest poprawna, czyli obie strony się wzajemnie wysłuchują, wzrasta poziom zaufania i poczucie bezpieczeństwa, pracownik nie boi się zadawać pytań czy zgłaszać sugestii.
Podział zadań.
Niezwykle ważne jest przydzielenie zadań poszczególnym pracownikom. W tym celu dobrze jest zapoznać się z umiejętnościami każdego z nich. Unikniesz w ten sposób straty czasu poświęconego na dodatkowe szkolenia a także zminimalizujesz ryzyko pomyłek i opóźnień.
– Rozdzielaj zadania jasno i konkretnie, wskazując na osoby lub grupy osób, by nie było niedopowiedzeń czy domysłów, zrzucania wzajemnego winy itp. Określ czas wykonania zadania
i kontroluj jego postępy. Dobrze jest to robić pisemnie w systemie firmowy, jeśli takowy istnieje, rozpisać na planerze albo rozesłać wiadomości mailem – jakkolwiek, byle by pozostał ślad po poleceniu, nic na przysłowiową „gębę”.
– Zadania powinny być wyznaczane zgodnie z kwalifikacjami oraz stanowiskami pracowników: nie można posadzić na wózek widłowy kogoś bez uprawnień czy wysłać w trasę kogoś bez prawa jazdy – dlatego sprawdzaj kwalifikacje, żądaj okazania odpowiednich certyfikatów itp.
– Zadania powinny być też przydzielane zgodnie z przepisami prawa pracy oraz BHP oraz tak,
by ich wykonanie było możliwe w czasie pracy (nie dotyczy to umów o dzieło i umów
z nienormowanym czasem pracy).
– Pamiętaj o wsparciu pracowników, o szkoleniach i wdrażaniu systemów czy mechanizmów,
które mogą wspomagać działania i ułatwiać pracę. Dobrze to wpływa na morale i zaangażowanie.
Dobrze delegowane zadania (również na bieżąco) to ich szybka i sprawna realizacja, bez względu
na branżę i charakter działalności. Dzięki temu w razie nieobecności lidera, personel wie
co ma robić i do kogo się zwrócić o pomoc, każdy jest odpowiedzialny za swoją działkę
i jej pilnuje.
Kontrola i sprawdzanie wyników.
Zadania przydzielone, wszyscy zajęli się swoją pracą, pora na kontrolowanie efektów.
– Oczekuj wyników i poprawnego wykonania zadań, w końcu taki jest cel!
– Okaż pracownikom zaufanie i pozwól na samodzielność, mimo wszystko regularnie kontrolując ich działania – bądź dla nich wsparciem ale wymagaj!
– Zachęcaj do samodzielnego raportowania i buduj poczucie odpowiedzialności za powierzone działania – poproś o regularne sprawozdania, ale zachowaj rozsądną częstotliwość, by się nie okazało, że raporty zajmują więcej czasu, niż samo zadanie
– Jeśli widzisz, że ktoś sobie nie radzi, działaj od razu: przenoś ludzi, zamieniaj zadania tak,
aby wszystko grało jak w zegarku, wspieraj jeśli trzeba. Ale gdy nie ma efektów…
Gdy pracownik nie radzi sobie pomimo szkoleń i wsparcia, albo, co gorsza, wymiguje się od czynności, świadomie robi błędy, nie dotrzymuje terminów i tak dalej – należy rozważyć rozwiązanie stosunku pracy. Zadaniem lidera jest zbudowanie zespołu, w którym wszystko działa, są przydzielone zadania i efekty pracy, więc jeśli ktoś opóźnia pracę zespołu czy nawet doprowadza do strat firmy – powinien być odsunięty lub zwolniony. Pamiętaj, że nie ma ludzi niezastąpionych, a relacje i stosunki w pracy są bardzo ważne.
Relacje z personelem.
Relacje między pracownikami a także między pracownikiem a przełożonym
są niezwykle ważne w każdej firmie,
bez względu na branżę, wielkość przedsiębiorstwa czy ilość zatrudnionych ludzi.
Pracownik, który ma być efektywny, powinien przyjść do pracy z przyjemnością, a nie
z niechęcią i tak zwaną „duszą na ramieniu”.
Statystyki są nieubłagane – przez problemy
w pracy, związane z nieprzyjemną atmosferą, mobbingiem i stresem szacuje się, że w Polce na depresję choruje około 1,2 mln osób.
Zadaniem twoim, jako lidera, jest pilnowanie tego, by relacje między pracownikami były
poprawne, musisz pilnować, by:
– wszyscy byli traktowani równo i sprawiedliwie
– wszyscy wywiązywali się ze swoich zadań
– wszelkie konflikty były łagodzone, wyjaśniane i rozwiązywane
– każdy pracownik czuł się wynagradzany adekwatnie do swoich umiejętności i wykonywanych zadań a przepisy Prawa Pracy były przestrzegane
W każdym zespole, nawet tym dwuosobowym, może się trafić ktoś, kto wprowadza kwaśną atmosferę, dokucza współpracownikom, kłamie, nastawia ludzi przeciwko sobie, stosuje mobbing
i tym podobne. Takie osoby powinno się usuwać z zespołu, dla zdrowia psychicznego wszystkich, ponieważ to ono, oraz poczucie komfortu i bezpieczeństwa wpływa na efektywność firmy.
Stosunki między przełożonym a podwładnym powinny być poprawne.
Niedobrą praktyką jest zbytnie zacieśnianie relacji, począwszy od przyjaźni po te bardziej intymne. Powód jest banalny – zawsze osoba bliska, z którą się sympatyzuje, będzie traktowana bardziej ulgowo, a ktoś inny będzie poszkodowany.
– Zatraca się obiektywizm, nie dostrzega błędów i zawsze stara się taką osobę bronić.
– Inne osoby z zespołu mogą się czuć traktowane gorzej, co wpływa źle na morale.
– Trudno jest przyjaciela zwolnić nawet, jeśli jego praca pozostawia wiele do życzenia.
Dlatego oddzielenie pracy od życia prywatnego jest niezwykle istotne i w związku z tym wiele firm wprowadza swoje wewnętrzne regulaminy / politykę, w które określ zasady panujące i osoba podpisująca umowę o pracę, musi się z taką polityką zapoznać i jej przestrzegać.
